I. KIẾN THỨC CƠ BẢN
1. Đặc điểm văn bản báo cáo
a) Đọc các văn bản sau:
Văn bản 1:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bắc Ninh, ngày 28 tháng 11 năm 2003
BÁO CÁO
Về kết quả hoạt động chào mừng ngày 20 – 11
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường THCS Trần Quốc Toản
Để thiết thực chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20 -11, hưởng ứng đợt phát động thi đua làm nhiều việc tốt của Ban Giám hiệu nhà trường, trong tháng 11 vừa qua, lớp 7B đã có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể là:
1) Về học tập: cả lớp đã có 86 tiết học được xếp loại tốt. Cả lớp được 16 điểm 10, 25 điểm 9 trong đó bạn Lê Văn là người đạt nhiều điểm 9 và 10 nhất. Trong số 45 bạn chỉ có 2 bạn bị điểm dưới trung bình.
2) Về kỉ luật: Cả lớp không bạn nào đi học muộn, không bạn nào bị thầy, cô giáo nhắc nhở trong giờ học, không xảy ra điều gì ảnh hưởng tới việc học tập của lớp.
3) Về lao động: Lớp đã tham gia lao động tập thể 3 buổi theo lịch của nhà trường: dọn vệ sinh, chăm sóc và bảo vệ cây. Kết quả lao động đều tốt, 4 bạn nghỉ có lí do.
4) Các hoạt động khác: Lớp đã tham gia 2 tiết mục trong buổi biểu diễn văn nghệ của nhà trường; làm được 1 tờ báo tường với chủ đề chào mừng ngày 20 – 11.
Thay mặt lớp 7B
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
Văn bản 2:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nam Định, ngày 8 tháng 9 năm 2003
BÁO CÁO
Về kết quả quyên góp ủng hộ các bạn học sinh vùng lũ lụt
Kính gửi: Tổng phụ trách Đội Trường THCS Nguyễn Văn Trỗi
Hưởng ứng phong trào quyên góp giúp đỡ đồng bào vùng lũ lụt vượt qua những khó khăn do thiên tai gây ra, lớp 7C đã tiến hành quyên góp được một số quà gửi các bạn học sinh vùng lũ lụt như sau:
1) Quần áo: 6 bộ
2) Sách vở: 12 bộ sách giáo khoa cũ (lớp 6) và 30 quyển vở học sinh
3) Tiền mặt: 100 000 đồng.
Tất cả các bạn đều đóng góp, ủng hộ. Trong đó bạn Hoàng Hà là người ủng hộ nhiều nhất: 1 bộ quần áo và 20 000 đồng.
Thay mặt lớp 7C
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
b) Trả lời các câu hỏi:
– Viết báo cáo để làm gì?
Gợi ý:
+ Văn bản 1: Báo cáo kết quả hoạt động chào mừng ngày 20 – 11
+ Văn bản 2: Báo cáo kết quả quyên góp ủng hộ các bạn học sinh vùng lũ lụt
– Qua hai văn bản trên, em thấy cần phải lưu ý những gì về nội dung và hình thức trình bày khi viết một văn bản báo cáo?
Gợi ý: Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà nội dung Báo cáo khác nhau, nhưng về cách thức trình bày thì phải đảm bảo đầy đủ các mục: quốc hiệu, tiêu ngữ; đia điểm và thời gian làm báo cáo; tên văn bản; người (nơi) nhận báo cáo; lí do, sự việc và kết quả đã đạt được, hạn chế cần khắc phục; kí và ghi rõ họ tên.
– Một số trường hợp khác cần phải viết báo cáo:
+ Báo cáo khoa học.
+ Báo cáo kinh nghiệm học tập.
+ Báo cáo hoạt động của Ban chấp hành chi đội.
+ Báo cáo về tình hình thu chi tài chính của ban cán sự lớp.
…
c) Trong các tình huống sau đây, tình huống nào phải viết văn bản báo cáo:
(1) Sắp tới nhà trường sẽ tổ chức đi tham quan một di tích lịch sử nổi tiếng theo tinh thần tự nguyện, tất cả các bạn trong lớp đều muốn tham gia.
(2) Gần cuối năm học, Ban Giám hiệu cần biết tình hình học tập, sinh hoạt và công tác của lớp trong hai tháng cuối năm.
(3) Do bố mẹ thay đổi nơi công tác, em phải chuyển đến học một trường tại chỗ ở mới.
Gợi ý: Trường hợp (2) phải viết báo cáo tình hình học tập và sinh hoạt hai tháng cuối năm.
2. Cách làm văn bản báo cáo
Khi làm một văn bản báo cáo cần chú ý xác định các nội dung bằng cách trả lời các câu hỏi: Báo cáo với ai? Ai báo cáo? Báo cáo về vấn đề gì? Báo cáo để làm gì?
Xem gợi ý ở mục 1.b) để nắm được trình tự các nội dung cần trình bày trong một văn bản báo cáo. Chú ý tới việc đảm bảo sự chính xác, cụ thể khi báo cáo các số liệu, các nội dung công việc.
Về hình thức trình bày, tương tự như yêu cầu đối với văn bản đề nghị.
II. RÈN LUYỆN KĨ NĂNG
1. Chủ động sưu tầm một văn bản báo cáo nào đó, giới thiệu trước lớp và tự mình chỉ ra nội dung, hình thức các phần, các mục được trình bày trong văn bản đó.
2. Nêu ra các lỗi thường gặp trong văn bản báo cáo bằng cách đặt ra các câu hỏi:
– Em đã từng gặp trường hợp báo cáo nào có nội dung không rõ ràng chưa?
– Em đã gặp các báo cáo bị mắc các lỗi về hình thức như: têm báo cáo không viết chữ in hoa, các phần trong báo cáo không rõ ràng, cân đối và sáng sủa,…hay chưa?
